Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp có chức năng chính là văn phòng liên lạc, thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
Vậy hồ sơ để đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty cổ phần gồm những gì? Trình tự thủ tục thực hiện ra sao? Bài viết dưới đây ANZILAW sẽ chia sẻ đến Quý khách hàng để khách hàng có thể nắm được các thông tin cần thiết về đăng ký hoạt động văn phòng đại diện công ty cổ phần.
Table of Contents
I. Cơ sở pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp
II. Khái niệm văn phòng đại diện và điều kiện thành lập văn phòng đại diện
1. Khái niệm văn phòng đại diện
Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp”.
2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
- Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
- Văn phòng đại diện có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh. Do đó người đứng đầu văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng…. Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.
- Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
- Người đứng đầu văn phòng đại diện là cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự được công ty bổ nhiệm.
III. Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện của CTCP
1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện CTCP
Khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:
– Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
– Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc thành lập văn phòng đại diện;
– Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ
– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện, người nộp hồ sơ.
2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện CTCP
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Doanh nghiệp thực hiện chuẩn bị các giấy tờ hồ sơ như trên hoặc có thể thông qua dịch vụ của ANZILAW để chúng tôi thực hiện
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện và công bố thành lập
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở hoặc thông qua hình thức trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
- Việc lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.
Thông tin liên hệ:
Trên đây là một số ý kiến tư vấn pháp luật của ANZILAW về “Thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện công ty cổ phần theo quy định năm 2023”. Chúng tôi hi vọng rằng qua nội dung tư vấn trên sẽ phần nào đó giúp quý khách hàng có cái nhìn rõ nét hơn về vấn đề này. Để biết thêm thông tin chi tiết và tiếp nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến sở hữu trí tuệ, thành lập công ty,… vui lòng liên hệ số điện thoại 0965081099 hoặc:
- Email: info@anzilaw.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/anzilaw
- Website: https://anzilaw.vn/ – https://anzilaw.com
